給与計算アウトソーシングとは？依頼できる業務内容と料金相場を解説

給与計算は時間と手間がかかるため、悩みの種となっている企業も多いでしょう。
「力を入れたい業務に手が回らない」「経理や人事担当者の専門性が不足している」という状況になると、法改正や税制変更に対応できない可能性もあります。

そこで注目されているのが、給与計算アウトソーシングという選択肢です。
この記事では給与計算アウトソーシングについて詳しく知りたい方のため、基本的な仕組みから依頼可能な業務内容、料金相場まで総合的に解説します。 実際に利用する際に得られるメリットやデメリットについても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

給与計算アウトソーシングとは？

給与計算アウトソーシングとは、社員の給与に関する計算や振り込み、税金処理などを外部の専門業者に委託することを指します。

給与計算はミスが許されないうえ、毎月必ず発生する業務です。さらに、法改正への対応も求められるため、非常に手間がかかります。
アウトソーシングを活用すれば、正確性の向上が期待でき、専門知識をもつスタッフが対応することで迅速な処理も可能です。また、社内のリソースを戦略的な業務に集中させることができ、全体の業務負担を軽減できます。

特に企業によっては担当者が1人しかおらず「急な退職に備えたい」「法改正のたびに細かく調査する余裕がない」といった状況になるケースも珍しくありません。経理部の負担を軽減することにもつながります。 アウトソーシングと混同されやすい「業務委託」との違いも確認しておきましょう。 

業務委託は業務のみを任せる形で細かい作業指示を行うのに対し、アウトソーシングは専門家としての知識を活かし、基本的に独自の判断で取り組みます。

給与計算アウトソーシングで依頼できる業務内容

給与計算アウトソーシングのサービスを利用する場合、さまざまな業務について依頼可能です。
ここでは、代表的な業務内容を解説します。

給与・賞与計算代行

従業員の給与や賞与の計算を委託できます。この中には、手取り額や源泉徴収額といったもののほか、社会保険料、所得税関係の計算も含まれます。 給与や賞与の計算には、社会保険料や所得税の控除も含まれるため、法令に関する知識と高い正確性が求められます。

自社対応でミスが発生することが多い場合は、アウトソーシングも検討してみるとよいでしょう。

振込・納税代行

計算が完了した給与や賞与を、指定のタイミングで従業員の口座へ振り込みます。また、従業員の給与から社会保険料や税金を天引きしている場合は、それらの納付が必要です。

特に納付に関しては厳格な期限が設けられているので、うっかりミスによる納付漏れが会社の信用を失う結果になる可能性も考えなければなりません。外部業者に依頼することで、支払い遅延によるペナルティのリスクを軽減できます。

年末調整代行

年末の時期に行わなければならないのが、従業員の納税額の確定と源泉徴収の計算です。過不足税額があれば、調整が必要になります。

年末調整では書類の配布や回収、内容確認など、さまざまな工程を行わなければなりません。年末調整もアウトソーシング可能なので、年末の忙しい時期を乗り越えやすくなるでしょう。

住民税更新代行

住民税の納付方法のうち、普通徴収ではなく特別徴収を従業員が選択する場合は、会社が代わりに給与から天引きし、納税することになります。自治体から送付されてくる住民税決定通知書で控除額を確認し、対応しなければなりません。

全従業員分の変更処理が一括で発生することになるので、業務量が一時的に膨大になります。こういった住民税更新業務代行に関しても依頼が可能です。

明細作成代行

給与の内訳や税金に関すること、保険料の詳細などに関する明細の作成を依頼できます。正しく計算されて支払われていることを証明するものなので、非常に重要な役割を担っているといえます。

近年は紙での配布だけではなく、Web明細に対応可能なアウトソーシング先も増えてきました。従業員がスマホやパソコンからいつでも確認できることに加え、印刷や封入の手間も軽減でき、ペーパーレス化にもつながります。

その他（人事・労務管理や業務改善など）

給与計算以外の人事関連業務として、たとえば社会保険の手続きや労務相談、制度改正時のアドバイスなどを提供している業者もあります。他にも、有給・欠勤などの人事労務管理業務まで含めて依頼できる業者もあるので、自社に合った委託先を探してみましょう。

中には現状の業務フローを分析し、改善提案まで行う業者も存在します。給与・賞与計算に加え、人事・労務管理なども含めてすべて自社で対応する場合、特に従業員の数が多い場合は大変な作業になってしまうでしょう。

担当者の業務負担が大きいと感じる場合は、アウトソーシングの導入を検討する価値があります。

給与計算アウトソーシングを利用するメリット

給与計算アウトソーシングを活用することで、多くのメリットがあります。利用を検討しているものの自社の場合はどういったメリットが得られるのかよくわからないと悩んでいる方は、以下をチェックしてみてください。

メリット①正確な給与計算ができる

アウトソーシングを活用すれば、専門知識をもったスタッフが常に最新の法令や制度を元に給与計算を行うことになります。これにより、人為的なミスや計算の誤りを防げる点は大きなメリットといえます。

仮に給与計算に関して何らかのミスを犯してしまった場合は、従業員の満足度低下につながる恐れがあるほか、法的リスクにも直結します。このことから、担当者の精神的な負担につながっているケースも少なくありません。

専門業者に任せることで正確な給与計算ができるのは担当者にとっても大きなメリットです。

メリット②トータルコストを削減できる

アウトソーシングすることで費用がかさむというイメージを持つ方も多いかもしれません。ですが、自社で給与計算ができる専門的な人材を育てる人件費やコスト、システム導入費などを含めたトータルコストで見ると、結果的に安くなることがあります。

担当者の対応が必要なくなればその分浮いた時間を育成や業務改善につなげられるので、コスト削減以上の効果も期待できるでしょう。

メリット③法改正の正確な情報収集と対応ができる

自社対応をする場合に特に難しくなるのが、法改正への対応です。専門業者に外注することで税制改正や社会保険制度の変更に即対応できるようになります。

法改正のたびに「何がどのように変わったのか」「どう対応すべきか」といった悩みを軽減できる点も、大きな利点といえます。

メリット④コア業務への集中ができる

アウトソーシングすることで経理部門が本来力を入れるべきコア業務に集中できるようになります。 給与計算は知識を伴う作業が必要であるものの、毎月行われるルーチン業務がほとんどであり、その作業に追われてコア業務が後回しになっていることも珍しくありません。

ルーチン業務は会社の利益に直結しないため、外部に任せてコア業務に向き合える環境を作ることには大きなメリットがあります。

メリット⑤作業の属人化を防止できる

自社で給与計算を対応する場合、特定の担当者のみが業務を把握している属人化が起こりやすくなってしまいます。アウトソーシングすることで担当者の急な退職や休職に強い体制を整えることが可能です。

また、属人化が起こっていると担当者は「自分がいなければ業務が回らない」という責任感を覚えてしまうことがあり、プレッシャーにもつながります。アウトソーシングで属人化が解消されれば、担当者の精神的な負担も抑えられるようになるでしょう。

メリット⑥客観的な業務の改善点を収集できる

給与計算アウトソーシングを利用すると、第三者である外部業者による視点で社内では気づきにくい業務の非効率や重複、無駄を発見できる場合があります。特に同じ業務を長く行っていると、どこで問題が発生しているのか、何を改善すべきか判断しにくくなる場合もあります。

ただ、全ての委託先で改善提案業務を行っているわけではありません。改善すべきポイントが見つかったらアドバイスを受けたいと考えているのであれば、改善提案業務に対応可能な給与計算アウトソーシング業者を選択するとよいでしょう。

給与計算アウトソーシングのデメリット

給与計算アウトソーシングサービスを利用することによって考えられるデメリットについても確認しておきましょう。以下のようなデメリットが挙げられます。

デメリット①活用によっては社内にノウハウが蓄積されない

給与計算をすべてアウトソーシングした場合、関連するノウハウが自社に蓄積されません。結果として、社内に給与計算に関する専門知識を保有する人材がいなくなってしまう恐れもあります。

将来的に自社対応が必要になった際に困る可能性を考えておきましょう。対策としては、最低限の知識を持つ人材を社内に配置するなど、体制の維持が重要です。

依存しすぎることなく外部を活用できるようになるのが理想的といえるでしょう。

デメリット②一定の業務負担は残る

給与計算は、アウトソーシングを利用することですべての業務負担がなくなるわけではありません。特に、代行会社とのやりとりに手間がかかるようなケースでは、かえって負担が増えてしまう可能性も考えられます。

また、勤怠管理についてはアウトソーシングが難しいケースもあり、自社対応が必要になることもあるでしょう。 勤怠データの取りまとめや業者とのやりとり、内容の最終チェックなどは社内で対応する形になります。社内の役割分担を明確にしておきましょう。

加えて、アウトソーシングに必要な情報提出のタイミングが遅れると全体のスケジュールに影響してしまう可能性がある点もデメリットとして押さえておかなければなりません。それから「外注しているはずが結局自社でほとんど対応している気がする」といったことがないように依頼できる範囲と自社対応が必要な範囲を事前に確認しておきましょう。

完全な外注ではなく、業者との協働という視点も有効です。

デメリット③データや情報の漏洩リスク

給与計算で必要なデータは、会社にとって非常に機密性の高いデータといえます。こういった情報を外部に渡す以上、情報漏洩のリスクがゼロになることはありません。特に、アウトソーシング先で情報の取り扱いに関する注意が十分に行われていない場合は、リスクが高まるといえるでしょう。

十分にセキュリティ対策を行っている委託先を選ぶことが重要です。国際的な規格であるISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得している業者であれば、高いセキュリティ意識があると判断できます。

具体的にどういったセキュリティ対策を施しているか事前に明確に確認しておきましょう。また、万が一情報流出が起こった際の責任範囲についても契約時に取り決めておくことが大切です。
情報漏洩に関する不安を払拭するためには、業者の透明性と説明力が不可欠といえます。

給与計算アウトソーシングの料金の相場

給与計算アウトソーシングサービスを利用するにあたり、気になるのが料金に関する問題です。どの程度の費用がかかるかについては、依頼する範囲によって異なります。

ここでは、給与計算代行のみを依頼する場合と、年末調整代行や住民税更新代行なども依頼する場合では、それぞれどの程度の料金がかかるのか解説します。

給与計算代行のみを依頼する場合

給与計算代行のみを依頼する場合にかかる費用は、従業員が50名程度の規模の企業で1か月あたり4～6万円程度です。従業員の数が多いほど、1人当たりにかかる費用が安くなることもあります。 なお、利用するサービスによっては導入費や初期費用が発生することもあるので、よく確認しておきましょう。

年間でどの程度の費用がかかるのか事前に計算しておくことが大切です。注意点として、安さだけで選ぶとサポート体制が不十分だったり、オプションで追加費用がかかったりすることもあります。

月額費用にどこまでの業務が含まれているのかをしっかり確認しておくことが重要です。

年末調整代行や住民税更新代行なども依頼する場合

通常の給与計算の代行だけではなく、年末調整代行や住民税更新代行なども依頼する場合、オプションとして料金がかかるケースがあります。

具体的な金額はサービスによって異なりますが、従業員の数が50名程度である場合、1か月あたり10～20万円程度が相場です。年末調整や住民税の更新を行う時期は、担当者が1年で最も業務に追われるタイミングといえるでしょう。

忙しさに加え「絶対に計算を間違えてはいけない」という精神的なプレッシャーもあります。 給与計算アウトソーシングを利用することで確かに費用はかかりますが、担当者のストレスを軽減できる点では大きなメリットといえるでしょう。

また、依頼先が専門の代行会社なのか、または社労士事務所や税理士事務所なのかによっても費用は変わってきます。費用は安く抑えられるものの、委託できる内容が限られていた、専門的な手続きは対応していなかったとなると二度手間になったり余計なコストがかかったりすることもあります。

費用に関することだけではなく、委託可能な内容もよく確認が必要です。

給与計算アウトソーシングの利用を検討する基準

給与計算アウトソーシングについて気になってはいるものの、自社で導入すべきかどうか判断しかねている方もいるのではないでしょうか。そこで、利用を検討する基準について確認しておきましょう。以下の2つ基準から判断してみてください。

基準①会社の従業員数が10名以上〜数百名である場合

従業員数が多くなるほど給与計算は大変になるので、従業員数である程度アウトソーシングの必要性を判断できます。 ひとつの目安になるのは、従業員数が10名以上であるケースです。

一方で、従業員数が10名以下の小さな会社である場合は、外部に依頼することなく自社対応した方がコストメリットがあるといえます。このような理由から、従業員10名以上を対象としている給与計算アウトソーシング業者が多いようです。「うちはまだ少人数だから大丈夫」と思っていても、担当者の突然の退職・産休で業務が破綻するケースは珍しくありません。

また、従業員が増えてから検討しようと考えていると間に合わない可能性もあるので、将来の混乱を防ぐためにも余裕のある段階で検討しておくことをおすすめします。

基準②給与計算を正確に行いたい場合

従業員の数がそれほど多くない場合、経理担当が兼任で給与計算を行うケースもあります。ただ、給与の計算には専門的な知識が求められるので、社労士資格などの資格をもった従業員がいない場合は担当者の負担が大きくなってしまうこともあるでしょう。

一つひとつ間違えないように調べながら業務を行う必要があることに加え、計算を間違えてしまうと労務リスクや税務リスクにつながることもあります。 給与計算は間違いが許されない業務であることに加え、複雑な法令や勤怠のルールについて理解しておかなければなりません。

絶対に計算を間違いたくないと思っているのであれば、専門業者へのアウトソーシングを検討したほうがよいでしょう。

給与計算アウトソーシングを選ぶポイント

給与計算アウトソーシングを提供している専門業者はいくつかあるので、その中から自社に適した業者を選ぶことが重要です。ここでは、業者選びのポイントについて5つ紹介します。

対応スピードと対応における柔軟性の高さ

対応までにかかる時間と、柔軟性をもって対応が可能かは特に重視したいポイントです。急なトラブルや法改正、社員の入退社といった変化にスピード感をもって柔軟に対応できるか確認しておきましょう。

対応スピードが速いと聞いて契約したものの、担当者となかなか連絡がつかず結果として対応が遅くなってしまうことも考えられます。業務をスムーズに進めていくためにも、問い合わせに対するレスポンスの速さも事前に確認しておきたいところです。

対応スピードの速さは問い合わせ段階での反応を見ることである程度判断可能です。給与計算に関する業務はスピード感をもって行わなければならないため、対応が遅れると担当者の不安と焦りにつながってしまいます。

精神的に余裕がなくなり他の業務でミスをしてしまう恐れもあるので、対応スピードと柔軟性を重視しましょう。

依頼できる業務領域の広さ

一般的に給与計算のアウトソーシングを行っている業者では、オプションとしてその他の手続き代行などにも対応しています。ただ、どの程度までの業務領域に対応しているかは業者によって大きく異なるポイントです。

また、対応可能な業務範囲が広くても品質が保たれていなければ依頼はできません。業者のホームページなどで対応可能と紹介されているものについては、これまでの実績をよく確認しておきましょう。 対応可能な業務が限定的だと、複数の業者・サービスを併用しなければならないケースも考えられます。

一方で、外注先を一元化できるとあちこちに確認・連絡する必要がなくなり、担当者の余裕も生まれやすくなるでしょう。

専門的な知識を有しているか

給与計算のアウトソーシングを行っている業者であれば、必ずしも専門性が高いとは言い切れません。頻繁に改正される労働基準法や社会保険法、税法に関する正しい知識をもっているのはもちろんのこと、同業種や同規模企業での実績も確認しておくとよいでしょう。

給与計算に関することは社会保険労務士が得意としている分野なので、社会保険労務士が在籍しているかも重要なチェックポイントです。専門的な知識を有している人がいないサービスを選択してしまった場合は、確認作業が増えたり、手続きの代行を依頼できず二度手間になったりすることもあります。

安心して任せられるサービスを探しましょう。

情報管理やセキュリティ対策ができているか

給与計算をアウトソーシングする場合は機密性の高い情報を預けることになるので、暗号化やアクセス制限、バックアップ体制などが整っていることが重要です。ISMS、プライバシーマーク、ISO27001認証などの取得状況を確認しておきましょう。

強固なセキュリティ体制が整っている業者を選ぶことで情報漏洩に関する心配を抑えられるはずです。仮に機密情報が漏れてしまった場合は、担当者自身が責任を問われる可能性も出てきます。

自社の予算に合った費用であるか

たとえサービスの質が高くても、自社の予算を超えていれば継続して利用するのが難しくなります。

月額費用だけではなく、初期費用・オプション費用を含めた総コストで判断しましょう。特に、月額費用ばかりを重視してしまうと、突発的に利用することのあるオプション費用が高額だった場合に気づけない可能性があります。経理部にとっての多忙期はオプションを利用することも増えるはずなので、よく確認しておきましょう。

コストについて計算する際は月額費用だけではなく、年間を通した費用を試算しておくことが重要です。 また、将来的に従業員が増減することも考えられます。従業員の増減に伴いどういった形で費用が変わるのかとも契約前に確認しておきましょう。

当然ながら、ただ安ければいいと考えることはできません。納得できる費用で、信頼性の高いサービスを利用できるかが重要です。

給与計算アウトソーシングの利用の流れ

給与計算のアウトソーシングを行う際は、以下のような流れで進んでいくことになります。 

いつまでにどのようなデータを提出すればよいのか確認しておきましょう。アウトソーシングを行う業者は受け取ったデータを基に計算処理を行い、納品します。

担当者は内容を確認し、問題があれば修正を依頼する形です。振込は自社で行いたいと考えているのであれば、そういった形での依頼ができる業者を探しておかなければなりません。

人手不足問題に対応するためにも外部の力を活かそう

給与計算のアウトソーシングについて紹介しました。依頼できる業務の範囲やサービスを利用するメリット・デメリットについてもご理解いただけたでしょう。複雑な業務であることに加え、法改正への不安を自社だけで抱えている場合は、専門業者を頼ってみるのも一つの方法です。

給与計算アウトソーシングを検討している方は、ぜひ社会保険労務士法人エスネットワークスまでご相談ください。柔軟性の高さを強みとしており、納品形式やスケジュールに関してもご相談いただけます。また、業務改善の提案などにも対応可能です。お気軽にお問い合わせください。