就業規則がないと違法？会社のリスク｜整備の進め方を徹底解説

入社時に就業規則を渡されなかった、社内を探しても見当たらない。そんな状況に不安を覚える方は少なくないはずです。
就業規則がない状態は、従業員数によっては違法となり、懲戒処分の根拠が不明確になったり、解雇や労働条件をめぐるトラブルが起きやすくなったりするなど、会社側にも見過ごせないリスクを生みます。常時10人以上の事業場には作成と届出の義務があり、10人未満でも整備しておく価値は小さくありません。

確認方法から整備の手順まで、必要な知識を順に押さえていきましょう。

1. 就業規則がない状態の法律上の位置づけと作成義務

1.1 就業規則とは何か 記載事項の基本を整理

就業規則とは、労働時間や賃金、退職などの労働条件と職場のルールをまとめた文書です。記載する事項は労働基準法第89条で分類されており、必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」と、制度やルールを定める場合に記載しなければならない「相対的記載事項」に分かれます。

絶対的記載事項は、次のとおりです。

これらは、制度の有無にかかわらず就業規則に必ず記載しなければならない事項です。

一方、退職手当や臨時の賃金、安全・衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁などは、会社でその制度やルールを定める場合に記載が必要となる「相対的記載事項」にあたります。このほか、経営理念や服務上の心得など、会社が任意で記載できる事項もあります。

就業規則を作成・見直しする際は、まず絶対的記載事項が漏れなく盛り込まれているかを確認し、そのうえで自社に該当する相対的記載事項を整理することが大切です。

1.2 就業規則がない会社は違法？判断の基準

就業規則がないこと自体がただちに違法となるわけではなく、判断の基準は従業員数にあります。労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に作成と届出を義務づけています。この10人には、正社員だけでなくパートやアルバイト、契約社員も含まれます。

したがって、常時10人以上の事業場で就業規則がない状態は違法と評価されます。一方、10人未満の事業場には作成義務がなく、就業規則がなくても法律違反にはあたりません。

「就業規則 ない 違法」かどうかを分ける境目は、事業場ごとに常時使用する労働者数にあります。自社がどちらに該当するかを、まず人数で確認してください。

1.3 作成と届出が義務になる会社の範囲

作成と届出の義務が生じる範囲は、労働基準法89条に定められています。判断のポイントを整理すると次のとおりです。

• 判断単位は会社全体ではなく事業場ごと

• 常時10人以上の労働者を使用する事業場が対象

• 作成後は所轄の労働基準監督署への届出が必要

• 義務違反は30万円以下の罰金の対象

注意したいのは、人数を数える単位が「会社」ではなく「事業場」である点です。本社と支店で従業員が分かれている場合、それぞれの事業場ごとに10人以上かどうかを判断します。

複数の拠点がある会社では、本社と支店を合算して判断するのではなく、原則として事業場ごとに常時使用する労働者数を確認します。ある支店が常時10人未満であれば、その支店については原則として就業規則の作成・届出義務はありません。一方、10人以上となった事業場で届出をしていない場合は法令違反となるため、拠点ごとの人数を定期的に確認しましょう。

2. 就業規則がない会社に生じるリスクとデメリット

2.1 懲戒や解雇のルールを定められないリスク

就業規則などに懲戒に関する根拠規定がない場合、会社は原則として従業員に懲戒処分を行うことができません。従業員に問題行動があったからといって、会社の判断だけで戒告や減給、出勤停止、懲戒解雇などの処分を自由に科せるわけではありません。

懲戒処分を行うためには、あらかじめ就業規則などに懲戒の種類や懲戒事由を定め、従業員に周知しておくことが重要です。また、規定があればどのような処分でも認められるわけではなく、行為の内容や程度に照らして合理的な処分であることも求められます。

一方、就業規則がないからといって、普通解雇を含むすべての解雇ができなくなるわけではありません。ただし、解雇についても労働契約法などのルールに従う必要があり、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない解雇は無効となります。

具体的には、次のような問題が生じる可能性があります。

• 遅刻や無断欠勤を繰り返しても、懲戒規定がなければ原則として懲戒処分を行えない

• 問題行動が起きた後から懲戒規定を作り、その行為にさかのぼって適用することはできない

• 懲戒事由や処分の種類が曖昧だと、処分の有効性を争われる可能性がある

• 同じような問題行動に対する対応が従業員ごとにばらつきやすくなる

問題が起きてから懲戒規定を追加しても、過去の行為にさかのぼって処分することはできません。必要な懲戒事由や処分の種類をあらかじめ就業規則に定め、従業員に周知しておくことが、適切な労務管理につながります。

2.2 労使トラブルや訴訟につながるリスク

就業規則がないと、有給休暇や残業、退職の扱いといった日常的な労働条件の運用が曖昧になり、労使トラブルに発展しやすくなります。判断の拠り所となる文書がないため、社員ごとに異なる説明をしてしまいがちです。

たとえば、退職時の有給消化や残業代の計算方法をめぐって認識が食い違い、口頭の約束の有無が争点になる場面があります。書面で条件を共有していないと、会社側の主張を裏づける材料も乏しくなります。

明文のルールがない状態は、紛争が起きたときに会社が不利になりやすいという点を押さえておく必要があります。曖昧な運用の積み重ねが、後の大きなトラブルの原因になりかねません。

2.3 労働基準監督署の調査や是正勧告のリスク

労働基準監督署の調査で、常時10人以上の事業場に就業規則がないことや、必要な届出が行われていないことが確認された場合、是正指導や是正勧告の対象となる可能性があります。是正勧告は法令違反の状態を改めるよう求める行政指導で、指定された期限までの対応が必要です。

法令違反を是正せず、悪質な事案として刑事事件化された場合には、送検される可能性もあります。また、送検された重大・悪質な労働基準関係法令違反については、労働局が企業名などを公表する場合があります。調査は労働者からの申告をきっかけに行われることもあり、いつ対象になるか予測しにくいのが実情です。

未整備を指摘されてから対応するより、平時に整えておくほうが負担は小さくなります。行政対応に追われる事態を避けるためにも、早めの整備が現実的な選択になります。

3. 就業規則をもらってない 置いてない場合の確認方法

3.1 就業規則を見たことがない時にまず確認すること

就業規則を見たことがない場合でも、会社のどこかに備え付けられている可能性があります。会社に不信感を抱く前に、次の順で確認してみてください。

1. 職場の掲示板や休憩室の掲示物を確認する

2. 書棚やキャビネットなど備付け場所を探す

3. 社内システムや共有フォルダ内の文書を検索する

4. 人事・総務の担当者に保管場所を尋ねる

多くの会社では、周知の方法として掲示や備付け、社内ネットワークでの共有のいずれかを採用しています。「就業規則 もらってない」と感じても、閲覧できる状態にあれば周知の要件は満たされている場合があります。まずは身近な場所と担当者への確認から始めるのが近道です。

3.2 会社の周知義務と閲覧を求める方法

会社には、就業規則を労働者へ周知する義務があります。労働基準法106条は、掲示・備付け・書面の交付・社内システムでの共有などにより、常に労働者が確認できる状態にしておくことを求めています。

重要なのは、周知がされていない就業規則は効力が認められない場合があるという点です。作成して労基署に届け出ただけでは足りず、従業員が実際に見られる状態にして初めて意味を持ちます。

「就業規則 置いてない」状態が続くなら、閲覧できるようにしてほしいと会社へ求めることは正当な依頼です。周知は会社の義務であり、閲覧を求めることに遠慮は要りません。

3.3 就業規則を見せてもらえないときの相談先

会社に閲覧を求めても見せてもらえない場合は、社内外の窓口を段階的に活用します。とりうる選択肢は次のとおりです。

• 会社に対し書面やメールで正式に閲覧を請求する

• 労働組合がある場合は組合を通じて求める

• 所轄の労働基準監督署に相談する

• 労働問題に詳しい専門家に相談する

まずは記録が残る形で会社へ請求し、それでも応じてもらえないときに監督署などの外部窓口を検討する流れが現実的です。やり取りの経緯を記録に残しておくことが、後の相談を進めやすくするポイントになります。感情的に対立するより、手順を踏んだ対応が結果的に近道です。

4. 就業規則がない状態から整備する作成の進め方

4.1 記載する事項を洗い出す

就業規則の作成は、まず記載すべき事項を整理することから始めます。記載事項は、法律上「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」に分けて考えると、抜け漏れを防ぎやすくなります。

それぞれの違いは次のとおりです。

まずは絶対的記載事項がすべて含まれているかを確認し、そのうえで、自社に退職金制度や賞与、制裁制度などがある場合は、該当する相対的記載事項を整理します。

さらに、法定の記載事項以外にも、会社として従業員に共有しておきたい行動指針や服務上のルールがあれば、任意的記載事項として盛り込むことができます。

補足として、公的機関では、就業規則には法律上記載すべき事項があり、職場のルールを明確にして労使双方がそれを守ることが、労使間のトラブル防止につながると案内されています。

就業規則を作成する際は、これら3つの区分ごとにチェックリストを作り、自社に必要な項目を一つずつ確認していくと、記載漏れを防ぎやすくなります。既に一部の社内規程がある場合は、その内容も確認しながら、不足している項目を補っていきましょう。

4.2 自社の実態に合わせて内容を検討する

洗い出した項目は、ひな形の丸写しではなく自社の実態に合わせて内容を詰めていきます。市販のテンプレートは便利ですが、自社にない制度まで書き込むと、規程と運用が食い違う原因になります。

たとえば、実際には退職金制度を設ける予定がないにもかかわらず、ひな形の退職金条項をそのまま残すと、その条項が労働条件として扱われ、退職金の支払いを求められる原因になりかねません。テンプレートを利用する場合は、自社に存在しない制度や実際の運用と異なる条項が残っていないかを必ず確認しましょう。

規程は「自社が実際に守れる内容」で作ることが、後のトラブルを防ぐ前提になります。理想を書き込むより、現状の運用を正確に反映させることを優先してください。

4.3 意見聴取から届出 周知までの手順

内容が固まったら、法律で定められた手順に沿って施行まで進めます。就業規則を作成し、法定の届出と従業員への周知まで行う基本的な流れは次のとおりです。

1. 就業規則の案を作成する

2. 労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数代表者から意見を聴き、意見書を作成する

3. 意見書を添えて所轄の労働基準監督署へ届け出る

4. 掲示や備付けなどにより従業員へ周知する

意見聴取は、過半数労働組合または過半数代表者の同意を得る手続きではありません。反対意見がある場合でも、その内容を記載した意見書を添付して届け出ることができます。届出をしただけで従業員への周知が不要になるわけではありません。作成した就業規則は、掲示・備付けや社内システムへの掲載など、労働者がいつでも確認できる方法で周知する必要があります。

5. 就業規則の作成 見直しで押さえたいポイント

5.1 規程の内容と実際の運用を一致させる

就業規則は、作成後も規程の内容と実際の運用に食い違いがないかを定期的に確認することが大切です。条文と現場の運用がずれていると、労働条件をめぐる認識の違いや労使トラブルにつながるおそれがあります。

たとえば、就業規則に定めた労働時間や手当、休暇などの取り扱いと、実際の運用が異なっているケースがあります。このような場合は、単純に「規程を実態に合わせる」「実態を規程に合わせる」と判断するのではなく、変更によって労働者の労働条件が不利益にならないかを確認する必要があります。

労働契約法では、使用者が労働者との合意なく、就業規則を変更することによって労働条件を不利益に変更することは原則として認められていません。ただし、変更後の就業規則を労働者に周知し、労働者が受ける不利益の程度、変更の必要性、変更後の内容の相当性、労働組合等との交渉状況などに照らして変更が合理的と認められる場合には、変更後の就業規則が労働条件となることがあります。

そのため、賃金や手当、休暇など労働者に不利益となる可能性のある変更を行う際は、会社の判断だけで進めず、不利益の程度や変更の必要性を十分に検討することが重要です。

規程と実際の運用にずれが見つかった場合は、現在の労働条件やこれまでの運用状況を確認したうえで、どのように整合させるべきか慎重に判断しましょう。特に不利益変更に該当する可能性がある場合は、社会保険労務士などの専門家へ相談しながら進めると安心です。

5.2 法改正に合わせて定期的に見直す

就業規則は一度作れば終わりではなく、法改正に合わせた定期的な見直しが必要です。労働関連の法令は頻繁に改正され、放置すると規程が法令に追いつかなくなります。特に確認したい観点は次のとおりです。

• 育児・介護休業に関する制度の改正

• ハラスメント防止措置の義務化への対応

• 最低賃金の改定と賃金規程の整合

• 割増賃金や労働時間に関する改正

改正のたびに関係する条文を洗い出し、必要な箇所を修正していきます。改正への対応漏れは、それ自体が法令違反となるおそれがあるため軽視できません。自社だけで追いきれない場合は、社会保険労務士などの専門家へ相談する判断も現実的です。

6. 社会保険労務士法人エスネットワークスの就業規則作成と労務サポート

6.1 就業規則の整備に悩む企業に向いている場面

社会保険労務士法人エスネットワークスは、就業規則の整備に悩む企業を支援しています。次のような状況に心当たりがあれば、外部への相談を検討する場面です。

• そもそも就業規則がなく、どこから手をつけるか分からない

• 古い規程のまま、近年の法改正に対応できていない

• 就業規則を扱える専任担当者が社内にいない

• 規程と実際の運用がずれている自覚がある

こうした悩みは、日々の業務に追われる中で後回しにされがちです。就業規則がない会社ほど、着手のきっかけをつかめないまま時間が過ぎてしまう傾向があります。社会保険労務士法人エスネットワークスでは、企業ごとの状況に合わせた整備を支援しています。

6.2 給与計算や社会保険手続きまで含む支援体制

就業規則の作成にとどまらず、給与計算や社会保険手続きまで含めて任せられる点が特徴です。労務の実務は互いに関係し合うため、規程と日々の運用を切り離さずに整えられます。

たとえば、就業規則で定めた労働時間や賃金のルールは、そのまま給与計算の前提になります。規程作成と実務を同じ体制で担うことで、条文と運用の食い違いが起きにくくなります。

労務顧問として継続的に関わる中で、法改正への対応や労務リスク調査にも対応しています。規程づくりと日々の労務実務をまとめて委ねられることが、担当者の負担軽減につながります。

6.3 相談から作成 運用までの進め方の補足

相談から運用開始までは、自社の実情のヒアリングから始まります。いきなり条文を書くのではなく、現在の労働時間や賃金、休暇の運用を丁寧に把握するところが起点です。

把握した実態をもとに、必要な記載事項と自社に合う内容を検討し、意見聴取や届出、周知までを一緒に進めます。作成して終わりではなく、運用が定着するまで支援を続ける形が現実的です。

その後も、法改正への対応や規程の見直しを継続的に支えます。就業規則の整備で迷ったら、社会保険労務士法人エスネットワークスへ相談する選択肢を持っておくと安心です。

7. 就業規則がない会社に関するよくある質問

7.1 就業規則がないとすぐに違法になりますか？

すぐに違法になるとは限りません。判断の基準は事業場の従業員数です。常時10人以上の労働者を使用する事業場では、労働基準法89条により作成と労働基準監督署への届出が義務づけられ、違反すると30万円以下の罰金の対象になります。一方、10人未満の事業場には作成義務がなく、就業規則がなくても法律違反にはあたりません。まずは自社の事業場ごとの人数を確認することが判断の第一歩です。

7.2 就業規則をもらってない時はどう確認できますか？

まずは職場の掲示や備付け場所、社内システムを確認し、人事担当者に保管場所を尋ねてみてください。会社には労働基準法106条で就業規則を周知する義務があり、労働者が閲覧できる状態にしておく必要があります。閲覧を求めても応じてもらえない場合は、書面での請求や、所轄の労働基準監督署への相談という選択肢があります。やり取りは記録に残しておくと、その後の相談を進めやすくなります。

7.3 従業員が10人未満でも就業規則は作った方がよいですか？

作っておくことをおすすめします。10人未満の事業場に作成義務はありませんが、就業規則がないと懲戒や解雇の根拠を示せず、有給や残業の運用も曖昧になりがちです。判断の拠り所がないままだと、労使トラブルが起きたときに会社が不利になりやすい面があります。将来の人数増加を見据えても、早めに整備しておくほうが後の負担は小さく済みます。義務の有無にかかわらず、備えとして有効です。

8. まとめ：就業規則がない状態は早めに整えて備えよう

就業規則がない状態は、常時10人以上の事業場であれば違法となり、懲戒や解雇のルールを定められない、労使トラブルや行政指導を招くといったリスクを伴います。10人未満で義務がない場合でも、トラブル予防の観点から整備しておく価値は小さくありません。

「就業規則 もらってない」「置いてない」と感じたら、まずは掲示や備付け場所、社内システムを確認し、それでも見当たらなければ会社への閲覧請求や労働基準監督署への相談を検討してください。

整備を進める際は、記載事項の洗い出しから自社の実態に合わせた内容の検討、意見聴取と届出、周知までを順に踏むことが欠かせません。自社だけで対応が難しいと感じたら、社会保険労務士など専門家の力を借りながら、早めに整えて備えていきましょう。

就業規則がない状態の整備は社会保険労務士法人エスネットワークスへ

社会保険労務士法人エスネットワークスは、就業規則の作成代行から給与計算や社会保険手続きまで一貫して支援し、規程と日々の運用の食い違いを防ぎます。労務顧問として法改正への対応や労務リスク調査にも継続的に関わり、担当者の負担軽減を後押しします。

就業規則の整備で迷ったら、自社の状況を整理する第一歩として、まずは相談してみてください。
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