就業規則の作成手順｜記載事項と届出の流れを分かりやすく解説

従業員が増えてきたのに、就業規則の作成に手が回っていない企業は少なくありません。就業規則は労働時間や賃金、退職などのルールを定めた文書で、常時10人以上を雇用する事業場には作成と労働基準監督署への届出が義務づけられています。作成義務の有無だけでなく、記載事項の区分や意見聴取、周知までを一つの流れとして押さえておくと、作成後の運用や労使トラブルの防止で大きく差が出ます。

1. 就業規則の作成とは？作成義務の基礎知識

1.1 就業規則の作成が果たす役割とは？

就業規則は、労働時間や賃金、休暇、退職といった労働条件と職場のルールを一つの文書にまとめ、労使双方の判断基準になる文書です。就業規則の作成が果たす役割は、形式を整えることではなく、日々の運用の拠り所を用意する点にあります。

労働条件が口頭の慣行だけで運用されていると、担当者や時期によって対応がぶれやすくなります。有給休暇の申請ルールが人によって違う、残業代の計算根拠が説明できない、といった状態が起こりがちです。

明文化された就業規則があれば、解釈の違いによる労使トラブルを未然に防ぎやすくなります。従業員にとっても、自分の労働条件を確認できる安心材料になるのです。

1.2 就業規則の作成義務が生じる従業員数の条件

就業規則の作成義務は、労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業場に生じます。ここでの人数は正社員だけでなく、パートやアルバイトも含めて数える点に注意が必要です。

判断のもとになる考え方を、規模別に整理します。

判断の単位は会社全体ではなく事業場ごとです。本社が10人未満でも、支店が10人以上なら支店に作成義務が生じます。自社の拠点構成を確認したうえで、就業規則の作成義務の有無を判断してください。

補足として、公的機関では次のように案内されています。

1.3 賃金規程など関連する規程との関係

就業規則に定める事項は、本則にまとめて記載する方法のほか、賃金規程や退職金規程等などの別規程として定める方法もあります。別規程として定めた場合でも、就業規則と一体のものとして扱われます。

規程を分けるのは、内容が細かい賃金や退職金などの事項を本則と分けて管理しやすくするためです。別規程にした場合は、本則に「賃金については別に定める賃金規程による」などと明記し、参照関係を示しておきます。

別規程であっても、就業規則の一部として意見聴取や届出の対象になります。関連規程も就業規則と一体で管理することで、記載漏れや内容の不整合を防ぎやすくなります。

2. 就業規則に定める記載事項の種類

2.1 就業規則に必ず載せる絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項は、就業規則に必ず記載しなければならない項目です。労働基準法第89条に基づき、これが一つでも欠けると届出時に不備を指摘される場合があります。

必ず盛り込む項目は次のとおりです。

• 始業・終業の時刻、休憩時間

• 休日、休暇に関する事項（交替制の場合は就業時転換に関する事項を含む）

• 賃金の決定・計算・支払方法

• 賃金の締切と支払時期、昇給に関する事項

• 退職・解雇に関する事項

これらは労働条件の根幹に当たるため、実際の運用と一致させる必要があります。記載内容と現場の運用にズレがある状態は避けることが、後のトラブル防止につながります。

2.2 相対的必要記載事項に含める主なルール

相対的必要記載事項は、その制度を設ける場合に限って記載が必要になる項目です。制度自体を設けなければ書く必要はありませんが、運用しているなら明記しなければなりません。

代表的な項目は以下です。

• 退職手当に関する事項

• 賞与や臨時の賃金

• 表彰と制裁（懲戒）の種類・程度

• 安全衛生に関する事項

• 職業訓練や災害補償に関する定め

見落とされやすいのが懲戒の定めです。懲戒の種類と程度を就業規則に定めていないと、実際に懲戒処分を行う根拠を欠くことになりかねません。運用している制度は漏れなく記載してください。

2.3 任意記載事項の位置づけ

任意記載事項は、法律上は記載が求められていないものの、会社の判断で盛り込める項目です。企業理念や服務規律、副業に関する考え方などがこれに当たります。

任意とはいえ、書き方次第で職場の方針を従業員へ明確に伝える手段になります。服務規律を定めておくと、遅刻や情報管理などの日常的な行動基準を共有しやすくなるのです。

一方で、法的な義務がない項目を増やしすぎると、運用が追いつかず形骸化することもあります。自社が実際に守らせたいルールに絞って記載する判断が求められます。

3. 就業規則の作り方と届出までの手順

3.1 素案の作成前に整理する自社の現状

就業規則の作り方は、いきなり条文を書き始めるのではなく、自社の現状把握から始めます。実態と異なる規定を作ってしまうと、運用段階で守れないルールになるためです。

素案の前に、次の順で現状を洗い出します。

1. 労働時間と休憩・休日の実際の運用を洗い出す

2. 賃金の計算方法と各種手当を一覧に整理する

3. 休暇や欠勤、遅刻の取り扱いなど職場の慣行を確認する

この整理を先に済ませておくと、条文づくりの迷いが減ります。現状の運用を可視化してから条文化することが、実態に合った就業規則の作成の出発点になります。

3.2 労働者代表からの意見聴取と意見書

就業規則を作成・変更したら、従業員の過半数を代表する者から意見を聴く手続きが必要です。過半数で組織する労働組合がある場合は、その組合が意見聴取の相手になります。

ここで押さえたいのは、求められているのが「意見を聴くこと」であって、内容への同意ではない点です。代表者が反対意見を述べても、その意見書を添付すれば届出は受理されます。

聴取した意見は意見書としてまとめ、届出時に添付します。同意が得られなくても手続きを進められる一方、聴取そのものを省くと手続き違反になります。

過半数代表者は、原則として管理監督者ではない者から、就業規則について意見を述べる代表者を選出することを明らかにしたうえで、投票や挙手など労働者の意思が反映される方法で選出する必要があります。

補足として、公的機関では次のように案内されています。

3.3 労働基準監督署への届出の進め方

作成または変更した就業規則は、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。作成しただけで届出をしていない状態は、義務を果たしたことになりません。

届出は次の流れで進めます。

1. 就業規則の本則と関連規程の内容を確定する

2. 過半数代表者から意見を聴き、意見書を作成する

3. 就業規則（変更）届と意見書を所轄の労働基準監督署へ提出する

提出は事業場を管轄する監督署が窓口です。本社一括届出の制度を使える場合もあるため、複数拠点を持つ企業は事前に管轄の取り扱いを確認しておくとよいでしょう。

3.4 従業員への周知で必要な対応

就業規則を労働契約上の労働条件として機能させるためには、内容を合理的なものとしたうえで、従業員に周知しておくことが重要です。作成と届出を終えても、内容を従業員が知る状態になっていなければ、実際の運用で就業規則の内容を主張しにくくなります。

周知の方法は、掲示や備え付け、書面の交付、社内サーバーやデータでの共有などが認められています。大切なのは、従業員が必要なときに自由に内容を確認できる状態を保つことです。

入社時の説明に加え、変更時にも改めて周知する運用が望まれます。全従業員がいつでも閲覧できる状態を維持することを、周知の到達点として意識してください。

4. 就業規則の作成で押さえたい注意点

4.1 自社の実態に合わせた作成のポイント

就業規則で最も避けたいのは、実態と乖離した規定を置いてしまうことです。守れないルールは運用のなかで形骸化し、いざというときの根拠として機能しなくなります。

たとえば実際には固定残業代を採用しているのに、条文が通常の時間外手当のままになっている、といったズレが起こりがちです。こうした不一致は、未払い賃金の主張などにつながりかねません。

現在の運用を把握したうえで、法令や労働協約に適合しているかを確認し、必要な是正を行ったうえで条文化することが重要です。理想の制度を書くのではなく、今の運用を正確に写し取る姿勢が、実効性のある就業規則の作成には欠かせません。

4.2 法改正に合わせて就業規則を見直す視点

労働関連法は改正が続いており、作成時点で適法でも、時間の経過とともに内容が古くなります。育児・介護休業やハラスメント対応など、改正の影響を受けやすい分野は特に注意が必要です。

見直しのタイミングは、法改正の施行時のほか、組織変更や新しい制度を導入したときが目安になります。改正を放置すると、法定基準を下回る規定が残ってしまう場合があります。

年に一度は内容を点検する運用にしておくと、抜け漏れを防ぎやすくなります。改正への対応を定期的な点検として仕組みに組み込むことをおすすめします。

4.3 無料テンプレートを使う際の注意点

無料のひな形やテンプレートは、就業規則の作成の出発点として便利です。ただし、そのまま使うことを前提に作られてはいない点を理解しておく必要があります。

テンプレートを使う際は、次の対応が前提になります。

• 自社の労働時間や賃金体系に合わせた修正

• 実際に運用していない制度や条文の削除

• 最新の法改正への対応状況の確認

これらを飛ばすと、自社に存在しない制度の条文が残ったり、古い基準のままになったりします。ひな形は下地であり、自社仕様への修正が必須という前提で活用してください。

5. 就業規則の作成を専門家へ依頼する場合の考え方

5.1 就業規則の作成を依頼できる専門家と業務範囲

就業規則の作成に関わる専門家は複数いますが、対応できる範囲はそれぞれ異なります。誰に何を頼めるかを整理してから相談先を選ぶと、依頼のミスマッチを避けられます。

主な専門家と業務範囲を整理します。

就業規則の届出書類の作成・提出代行は、社会保険労務士の業務として位置づけられています。作成から届出まで一貫して任せたい場合は社会保険労務士が相談先になるという違いを押さえておきましょう。

5.2 専門家へ依頼するメリットと進め方

専門家へ依頼する最大のメリットは、法対応の確からしさと実務負担の軽減を同時に得られる点です。自社だけで作成すると、記載事項の漏れや最新法令への未対応が起こりやすくなります。

依頼で得られる主な効果は次のとおりです。

• 最新の法改正を反映した内容にできる

• 記載事項の漏れや不備を防げる

• 作成・届出にかかる実務負担を軽減できる

進め方としては、現状のヒアリングから素案作成、修正、届出までを段階的に進めるのが一般的です。労務全般を支援する社会保険労務士などの専門家に相談すると、自社の運用に沿った形で作成を進めやすくなります。

6. 社会保険労務士法人エスネットワークスの就業規則・各種規程の作成代行

6.1 就業規則の作成で多い悩みへの対応

就業規則をめぐる相談では、作成そのものよりも「作った後に運用が追いついていない」という悩みが目立ちます。忙しい人事担当者ほど、作りっぱなしになりがちなのです。

現場でよく聞かれるのは、次のような状態です。

• ひな形のまま運用し、実態と合っていない

• 法改正に対応できず内容が古いままになっている

• 賃金規程との整合が取れていない

社会保険労務士法人エスネットワークスは、こうした悩みに対し、実態のヒアリングを起点に規程を組み直す形で対応します。作成して終わりではなく、運用まで見据えて整えることを前提に支援します。

6.2 就業規則・賃金規程の作成代行の特徴

社会保険労務士法人エスネットワークスの就業規則・賃金規程等の作成代行は、給与計算や労務顧問と一体で支援できる点に特徴があります。規程づくりが単独ではなく、日々の労務運用とつながって進む形です。

給与計算の実務を把握したうえで賃金規程を設計できるため、条文と実際の支払いがずれにくくなります。定型業務から専門性の高い業務までをまとめて引き受ける体制が、実態に沿った規程づくりを支えています。

規程を作った後も、給与計算や社会保険手続きと同じ窓口で相談できます。作成と運用を分断しない支援が、継続的に使える就業規則につながります。

6.3 依頼を検討する際に確認したいこと

作成代行を検討するときは、価格だけでなく、自社の課題と支援内容が合っているかを確認することが大切です。相性を見極めておくと、依頼後のやり取りがスムーズになります。

事前に確認しておきたい観点は次のとおりです。

• 作成代行の対応範囲と進め方

• 給与計算や労務顧問との連携の可否

• 自社が抱える課題との相性

これらは最初の相談段階で確認できます。自社の状況を伝えたうえで社会保険労務士法人エスネットワークスに相談し、支援の範囲と進め方をすり合わせておくと、依頼後の認識のずれを防ぎやすくなります。

7. 就業規則の作成に関するよくある質問

7.1 就業規則の作成義務は何人から生じますか？

常時10人以上の労働者を使用する事業場から、就業規則の作成義務が生じます。これは労働基準法第89条に基づくもので、作成と労働基準監督署への届出の両方が求められます。

人数を数える際は、正社員だけでなくパートやアルバイトも含めます。判断の単位は会社全体ではなく事業場ごとのため、拠点によって義務の有無が変わる場合があります。10人未満の事業場でも、任意で作成しておくことは可能です。

7.2 就業規則の作成は社労士でないとできませんか？

就業規則の作成自体は、会社が自社で行うこともできます。社会保険労務士でなければ作れない、という決まりはありません。

ただし、就業規則の届出書類を作成し、労働基準監督署へ提出代行する業務は社会保険労務士の業務とされています。作成は自社で進め、届出や法的な確認だけを専門家に依頼する、といった役割分担も可能です。自社の体制に合わせて依頼範囲を決めるとよいでしょう。

7.3 意見聴取で過半数代表者の同意は必要ですか？

過半数代表者の同意までは必要ありません。求められているのは意見を聴くことであり、内容への合意は届出の条件になっていないためです。

代表者が反対意見を述べた場合でも、その内容を意見書としてまとめ、届出時に添付すれば手続きは進められます。一方で、意見聴取そのものを省略すると手続き違反になります。同意の取得ではなく、意見を聴いて記録に残す点が要件だと理解しておいてください。

8. まとめ：就業規則の作成を計画的に進めよう

就業規則の作成は、作成義務の確認から始まり、記載事項の整理、素案づくり、意見聴取、届出、周知まで一連の流れで進みます。常時10人以上の事業場では作成と届出が義務であり、いずれの段階を欠いても実務上の効力が弱まります。

特に大切なのは、条文を自社の実態に合わせることと、法改正に合わせて見直しを続けることです。ひな形をそのまま使うのではなく、自社の運用を写し取る前提で作り込むと、形だけの就業規則になりません。

自社だけで進めるのが難しい場合は、作成から届出、運用までを一体で支援できる専門家に相談する方法があります。就業規則の作成を後回しにせず、計画的に一歩ずつ進めていきましょう。

就業規則の作成なら社会保険労務士法人エスネットワークスへ相談

社会保険労務士法人エスネットワークスは、給与計算や労務顧問と一体で就業規則・賃金規程の作成代行に対応し、作成して終わりではなく作成後の運用まで見据えて支援します。給与計算の実務を把握したうえで賃金規程を設計するため、条文と実際の支払いがずれにくい点が特徴です。

対応範囲や給与計算・労務顧問との連携、自社の課題との相性は、最初の相談段階で確認できます。まずは自社の状況を伝え、支援の範囲と進め方をすり合わせるところから始めてみてください。
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