就業規則とは？作成義務と記載事項｜届出と周知の流れをやさしく解説

就業規則は会社と働く人の関係を支える基本ルールでありながら、その意味や作成義務がよく分からないと感じる方は少なくありません。就業規則とは、常時10人以上の労働者がいる事業場に作成と届出が義務づけられた文書で、労働時間や賃金、退職等に関する取り決めをまとめたものです。作成から周知、見直しまでの実務の要点を、会社側と従業員側の双方の視点で整理します。

1. 就業規則とは？会社と働く人の基本ルールを整理

1.1 就業規則とはどのような文書か 基本の意味と役割

就業規則とは、会社と労働者に共通して適用される職場のルールを一つにまとめた文書です。労働時間や賃金、休日、退職といった労働条件を明文化し、誰が読んでも同じ基準で判断できる状態にする役割を持ちます。

労働基準法第89条は、常時10人以上の労働者を使用する使用者に対し、就業規則の作成を義務づけています。口約束や慣行だけでは、条件の解釈が人によって異なってしまう可能性があり、トラブルの火種になりがちです。

就業規則は、労働条件と職場のルールを文書で共有し、判断のばらつきを防ぐための基盤です。

ルールが文書化されていれば、従業員は自分の権利や義務を確認でき、会社は一貫した対応を取りやすくなります。

1.2 社内規程や労働契約との違いを整理する

就業規則・社内規程・労働契約は似た言葉ですが、対象範囲と役割が異なります。混同すると「どこを見れば正解か分からない」状態になりかねません。

3つの違いを整理すると、次のようになります。

• 就業規則：労働者の労働条件や服務規律などを定めたもので作成が義務付けられた法的文書

• 社内規程：会社の裁量や必要性に応じて任意で作成する社内ルール全般

• 労働契約：会社と従業員が個別に結ぶ契約

このうち労働契約が就業規則の基準を下回る場合、その部分について無効とされ、無効となった部分は就業規則の定める基準府が適用されます。3つの関係を理解しておくと、自分に適用される条件を正確にたどれます。

1.3 就業規則の作成義務は何人から生じるか

就業規則の作成義務は、常時10人以上の労働者を使用する事業場から生じます。就業規則は何人からという疑問の答えは、会社全体ではなく事業場ごとの人数で判断する点がポイントです。

ここでの人数には、正社員だけでなくパートやアルバイトも含めて数えます。契約社員や短時間勤務の方も、継続的に雇用していれば算入の対象になります。

常時10人という基準は、雇用形態を問わず、その事業場で常態として使用する労働者の人数で判断します。

10人未満の事業場に作成義務はありませんが、任意で作成すればルールの明確化やトラブル予防につながります。

2. 就業規則の記載事項と作成義務のポイント

2.1 記載が求められる絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、就業規則に必ず書かなければならない項目です。これらが欠けると、届出の際に不備を指摘される場合があります。

必ず記載する主な項目は次のとおりです。

• 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇

• 交替制勤務がある場合の就業時転換に関する事項

• 賃金の決定・計算・支払方法、締切と支払時期、昇給

• 退職や解雇に関する事項

これらは労働条件の中心となる要素です。就業規則の例を確認するときは、まずこれら3区分の事項が具体的に定められているかを確認しましょう。

補足として、厚生労働省のホームページでは次のように案内されています。

2.2 会社の実情に応じて定める相対的必要記載事項

相対的必要記載事項とは、その制度を設ける場合に限って記載が必要になる項目です。制度がなければ書く必要はありませんが、運用しているのにも関わらず記載がないと実態と食い違います。

代表的な項目と定める内容を整理しました。

上記は代表例です。実際の作成時は、労働基準法第89条に定める相対的必要記載事項をすべて確認してください。特に表彰・制裁は懲戒処分の根拠になるため、定める場合は明文化が欠かせません。

2.3 作成や届出を怠った場合に会社が負うリスク

就業規則の作成や届出を怠ると、会社は法的なリスクを負います。労働基準法違反として、30万円以下の罰金が科される場合があります。

罰則だけが問題ではありません。ルールが不明確なまま従業員とのトラブルに発展すると、根拠を示せず会社側が不利な立場に立たされることもあります。

届出を怠った状態は、罰則の対象になるだけでなく、いざという場面での判断根拠を失うことにつながります。

作成義務がある会社は、届出を後回しにせず、早い段階で整えておくことがリスク回避につながります。

3. モデル就業規則を活用した作成と届出の流れ

3.1 厚生労働省のモデル就業規則の位置づけと使い方

厚生労働省が公開する就業規則のモデルは、あくまで記載例を示したひな形です。条文の型や記載順を知るうえで役立ちますが、そのまま自社の規則として使えるものではありません。

モデルの内容をそのまま採用すると、実際には運用していない制度が規則に残ることがあります。例えば手当や休暇の条文が自社の実態と合わないまま残れば、後で「規則どおりに払われていない」といった指摘につながりかねません。

モデル就業規則は下書きの出発点であり、自社の労働条件に合わせて書き換えることが前提です。

まずモデルで全体像をつかみ、自社の勤務形態や賃金制度に合わせて一条ずつ調整していく進め方が現実的です。

3.2 就業規則を作成する基本ステップ

就業規則の作成は、思いつきで条文を書くのではなく、順を追って進めると抜けが出にくくなります。基本の流れは次の5つです。

1. 現状整理：勤務時間や賃金など現在の労働条件を洗い出す

2. 草案作成：モデルを参考に自社向けの条文をまとめる

3. 意見聴取：労働者代表から意見を聴取する

4. 届出：意見書を添えて労働基準監督署へ提出する

5. 周知：完成した規則を従業員へ知らせる

この順序で進めると、内容の検討と手続きが二度手間になりません。特に現状整理を丁寧に行うほど、後半の草案づくりがスムーズに進みます。

3.3 労働者代表からの意見聴取と届出の手続き

就業規則を届け出る際は、労働者代表から意見を聴き、その意見書を添付する必要があります。労働基準法第90条が定める手続きで、届出には意見書が欠かせません。

ここで誤解しやすいのが、意見聴取の意味です。求められているのは意見を聴くことであり、労働者代表の同意を得るまでは必要とされていません。

反対意見が出ても、意見書を添えて届け出れば手続きは有効に成立します。

ただし反対の理由に実態との食い違いが含まれる場合、内容を見直す判断材料にはなります。手続きの形式と中身の検討は、分けて考えると整理しやすくなります。

4. 就業規則の閲覧と周知に関するルール

4.1 会社に課される就業規則の周知義務とは

就業規則は作成して届け出るだけでなく、従業員がいつでも閲覧できる状態にする周知義務があります。労働基準法第106条に基づくものです。

主な周知の方法は次のとおりです。

• 見やすい場所への掲示や備え付け

• 各作業場への書面の配置

• 従業員への書面の交付

• パソコンなど電子データでの提供・閲覧

いずれかの方法で、全従業員が実際に確認できることが条件です。方法は会社が選べますが、「周知した」という体裁だけで実際に見られない状態は、義務を果たしたとは言えません。

4.2 従業員が内容を確認する方法

従業員が就業規則を確認したいときは、順を追って動くと確実です。就業規則の確認方法として、次の流れを押さえておくと迷いません。

1. 担当部署へ依頼：人事や総務など管理部門に閲覧を申し出る

2. 共有先を確認：社内サーバーや掲示場所など保管先を尋ねる

3. 相談先を検討：応じてもらえない場合は労働基準監督署へ相談する

まずは社内の窓口に確認するのが基本です。多くの会社では掲示や社内システムで公開されているため、保管先さえ分かれば自分で閲覧できます。

4.3 会社が見せてくれないときに考えられる理由と対応

会社が就業規則を見せてくれないとき、その背景として、就業規則が適切に管理・周知されていない可能性などが考えられます。

意図的に隠しているわけではなく、担当者が保管先を把握していない場合もあります。ただし理由が何であれ、常時10人以上の事業場で閲覧できない状態は、周知義務違反にあたる可能性があります。

就業規則を見せてくれない状況が続く場合は、労働基準監督署などの外部窓口に相談する選択肢があります。

いきなり外部に相談する前に、まず書面で閲覧を申し出て記録を残しておくと、状況を整理しやすくなります。

5. 就業規則の運用と定期的な見直し

5.1 就業規則の内容が守られないときに確認したいこと

就業規則の内容が守られていないと感じたときは、規定と実際の運用がずれていないかを確認します。条文では手当が支給される内容なのに、実際には支払われていないといった食い違いが典型です。

次に確認したいのが、変更手続きを経ているかどうかです。会社が実際の運用を変更しただけで、当然に労働条件が変更されるわけではありません。就業規則による労働条件変更の効力は、労働者への周知や変更内容の合理性、個別の合意の有無などを踏まえて判断されます。

まず確認すべきは、規則の条文と日々の運用のどちらが実態からずれているかという点です。

条文と運用のどちらに問題があるかを切り分けると、会社に確認すべき内容がはっきりします。

5.2 法改正や実態に合わせた就業規則の変更手続き

就業規則は一度作れば終わりではなく、法改正や働き方の変化に合わせて見直す必要があります。変更の際も、作成時と同じ手続きを踏みます。

変更手続きの流れは次のとおりです。

1. 意見聴取：変更案について労働者代表の意見を聴く

2. 届出：意見書を添えて労働基準監督署へ提出する

3. 周知：変更後の内容を従業員へ知らせる

特に注意したいのが、労働条件を引き下げる不利益変更です。労働条件の不利益変更は原則として認められていません。ただし、変更後の就業規則を労働者に周知し、その変更が合理的と認められる場合には、変更後の就業規則が適用されることがあります。

6. 社会保険労務士法人エスネットワークスの就業規則作成サポート

6.1 就業規則の作成や見直しに悩む企業に向いている場面

就業規則の作成や見直しは、人事労務の担当者が少ない企業ほど後回しになりがちです。日々の給与計算や手続きに追われ、条文の点検まで手が回らないという声は珍しくありません。

社会保険労務士法人エスネットワークスは、こうした企業の負担を引き受ける形で就業規則の作成代行や見直しを支援しています。条文が古く実態に合っていない、制度は変えたのに規則が更新されていないといった場面で、実務に即した整理を進められます。

担当者が限られる中でも、外部の専門家に委ねることで規則を実態に合った状態に保てます。

自社だけで抱え込まず、労務の専門家と一緒に進めたい企業に向いた選択肢です。詳しい支援内容は社会保険労務士法人エスネットワークスで確認できます。

6.2 労務顧問や給与計算と合わせた体制づくりの支援

就業規則の整備は、単独で完結するより周辺業務と合わせて進めるほど効果が安定します。規則で定めた労働条件は、実際の給与計算や社会保険手続きと連動するためです。

同社が組み合わせて提供する主な支援は次のとおりです。

• 就業規則や賃金規程の作成・見直しの代行

• 社会保険や労働保険の手続き代行

• 毎月の給与計算のアウトソーシング

• 労務顧問による日常的な相談対応

これらを一体で任せられるため、規則と実務の食い違いを防ぎやすくなります。労務リスク調査などを通じて、潜在的な課題の把握にもつなげられます。

6.3 依頼を検討する際に確認しておきたいこと

依頼を検討するときは、まず自社が何に困っているかを整理しておくと相談がスムーズです。新規作成なのか既存規則の見直しなのか、目的を明確にするだけでも話が具体化します。

あわせて確認したいのが、対応してほしい範囲です。就業規則だけを依頼するのか、給与計算や労務顧問まで含めて任せたいのかによって、体制づくりの進め方が変わります。

相談前に「現状の課題」と「任せたい範囲」を整理しておくと、必要な支援を見極めやすくなります。

現行の規則や労働条件の資料を手元にまとめておけば、初回の相談から具体的な検討に入れます。

7. 就業規則に関するよくある質問

7.1 就業規則は何人の会社から作成が必要ですか？

常時10人以上の労働者を使用する事業場から、作成と届出が必要になります。判断の基準は会社全体ではなく、事業場ごとの人数である点に注意してください。

補足として、厚生労働省のホームページでは次のように案内されています。

この10人には、正社員だけでなくパートやアルバイトも含めて数えます。10人未満であれば法的な義務はありませんが、任意で作成すれば労働条件の明確化やトラブル予防に役立ちます。

7.2 就業規則に記載しておく項目にはどのようなものがありますか？

必ず記載する絶対的必要記載事項が中心になります。制度を設ける場合に記載する項目もありますが、まずは次の基本項目を押さえてください。

• 労働時間・休憩・休日・休暇

• 賃金の計算方法と支払時期、昇給

• 退職や解雇に関する事項

これらは労働条件の骨格にあたる部分です。自社の勤務形態や賃金制度に合わせて、具体的な内容まで書き込むことが求められます。

7.3 会社が就業規則を見せてくれないときはどうすればよいですか？

まず社内の窓口に閲覧を申し出るところから始めます。順序立てて対応すると、状況を整理しやすくなります。

1. 担当部署へ依頼：人事や総務に閲覧したい旨を伝える

2. 保管先を確認：掲示場所や社内システムの公開先を尋ねる

3. 外部へ相談：応じてもらえない場合は労働基準監督署へ相談する

常時10人以上の事業場で閲覧できない状態は、周知義務違反にあたる可能性があります。書面で依頼した記録を残しておくと、外部に相談する際の材料になります。

8. まとめ：就業規則を整えて働きやすい職場づくりを進めよう

就業規則は、常時10人以上の事業場に作成と届出が義務づけられた、会社と働く人の共通ルールです。労働時間や賃金、退職といった労働条件を明文化し、判断のばらつきやトラブルを防ぐ役割を担います。

作成では、絶対的必要記載事項を軸に自社の実態を反映させ、労働者代表の意見を聴いて届け出る流れが基本です。完成後も従業員が閲覧できるよう周知し、法改正や働き方の変化に合わせて見直すことで、規則は実態に合った状態を保てます。

規則と給与計算や手続きは連動するため、周辺業務まで含めて整えると運用が安定します。自社だけで抱えきれないと感じたら、労務の専門家と一緒に体制づくりを進めることが、働きやすい職場への近道です。

就業規則の作成や見直しは社会保険労務士法人エスネットワークスへ

社会保険労務士法人エスネットワークスは、就業規則や賃金規程の作成代行に加え、給与計算や社会保険手続き、労務顧問までを一体で引き受けています。担当者が限られる企業でも、規則を実態に合った状態へ整えられます。

新規作成か既存規則の見直しかといった現状の課題を整理するところから、まずはお気軽にご相談ください。
https://www.espayroll.jp/